660. LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS Y LA HOJA DE CALCULO
Javier Arizaleta | Javier Arizaleta

La semana pasada leí un artículo en el que se analizaba el exceso de reuniones en las empresas. Venía a decir algo así como que eliminar las reuniones durante tres días a la semana podría llegar a implicar un aumento del 73% en la productividad de sus trabajadores.

Tiendo a la desconfianza por naturaleza, por lo que me puse a hacer mis propios cálculos para así tener criterio propio. A pesar de mi creciente interés por la escritura, siempre he sido hombre de números -el excel no esconde secretos para mí- por lo que estoy en disposición de afirmar que mi cálculo fue bastante preciso.

Para empezar listé todas aquellas reuniones que se mantienen con carácter periódico -semanal, generalmente- como los status, los comités, los updates, los seguimientos de proyecto. Son reuniones que se tienen porque sí, porque toca, porque ya están agendadas… independientemente de que haya o no algo relevante o novedoso.

A continuación calculé el exceso de gente que acude de forma innecesaria a las distintas reuniones. Me di cuenta de que en la mayoría de ellas más de la mitad de los asistentes no son necesarios y, como es lógico, se dedican a otra cosa durante la reunión. La mayoría leen emails, o hacen que leen emails para sentir así que están aprovechando el tiempo. Los hay que chatean con la persona que tienen a su lado en la sala quejándose de la pérdida de tiempo que supone esa reunión. Otros hacen cosas peores que no me atrevo a citar por no infringir la ley de protección de datos, hay que tener mucho cuidado con esto últimamente.

Por último, introduje en mi modelo los retrasos a la hora de empezar las reuniones y la falta de agenda clara en las mismas. Especial atención requiere el capítulo de los asistentes ansiosos por mostrar las fotos de sus hijos pequeños disfrazados de oso polar en el festival de la primavera. O del otoño, lo mismo da. ¿Podemos empezar ya la reunión, por favor?

Y todo ello lo multipliqué por el salario estimado de los asistentes, que tiende a ser más elevado que el salario medio, ya que a las reuniones asiste gente importante, muy importante, muy muy importante. No es que los curritos no pierdan el tiempo, que también, pero eso lo dejo para otro análisis. He de reconocer que no fui capaz de incorporar a mi cálculo el hecho de que muchas reuniones acaben sin decisiones claras, ni puntos de acción definidos…lo que suele obligar a convocar una siguiente reunión y vuelta a empezar (eso en excel se denomina “referencia circular”).

Una vez acabada la reunión, cerré la hoja de cálculo con la que había estado entretenido haciendo este análisis y me apresuré a salir de la sala: ya llegaba tres minutos tarde a la siguiente.